Onboarding-Checkliste für die ersten Wochen

Diese Onboarding-Checkliste kannst du abschreiben und für deinen Betrieb kürzen oder ergänzen. Sie ist nach Zeitpunkten geordnet, von der Woche vor dem Start bis zum Ende der Probezeit. Wo ein Punkt gesetzlich vorgeschrieben ist, steht die Quelle dabei. Alles andere ist gute Praxis, die du weglassen kannst, wenn sie bei dir nicht passt. Wie die Einarbeitung insgesamt aufgebaut ist, liest du im Ratgeber Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Wofür eine Onboarding-Checkliste da ist

Eine Onboarding-Checkliste verhindert, dass beim Start etwas vergessen wird. Sie ist für die Punkte da, die einmal erledigt und dann abgehakt sind: Vertrag, Meldung, Schlüssel, Zugang, Unterweisung. Gerade in kleinen Betrieben, in denen nur ein paarmal im Jahr jemand anfängt, weiß keiner mehr auswendig, was beim letzten Mal alles zu tun war.

Was die Checkliste nicht leistet: Sie sagt nicht, ob der Neue seine Arbeit kann. Dafür gibt es den Einarbeitungsplan, der für jeden Abschnitt ein Ziel festlegt. Die beiden ergänzen sich. Die Checkliste sorgt dafür, dass der Rahmen steht, der Plan dafür, dass der Neue in diesem Rahmen selbstständig wird.

Onboarding-Checkliste: vor dem Start

• Arbeitsvertrag unterschrieben, Angaben nach Nachweisgesetz vollständig (siehe Abschnitt Pflichten).
• Anmeldung zur Sozialversicherung vorbereitet, meist über das Lohnbüro (§ 28a SGB IV).
• In Branchen mit Sofortmeldung, etwa Bau, Gebäudereinigung, Logistik, Gastronomie, Friseur und Kosmetik: Sofortmeldung spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung (§ 28a Absatz 4 SGB IV).
• In den Branchen aus § 2a Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa Bau, Gebäudereinigung und Logistik: nachweislicher, schriftlicher Hinweis vor dem Arbeitsbeginn, dass der Ausweis mitzuführen ist; der Hinweis wird aufbewahrt (§ 2a Absatz 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz).
• Arbeitsplatz eingerichtet: Werkzeug, Rechner, Telefon, Fahrzeug.
• Zugänge angelegt: E-Mail, Software, Zeiterfassung, Türcode oder Schlüssel.
• Arbeitskleidung und Schutzausrüstung in der richtigen Größe bestellt.
• Einarbeiter benannt, Zeit in den ersten Tagen eingeplant.
• Einarbeitungsplan für mindestens die erste Woche fertig.
• Team informiert: wer kommt, ab wann, mit welcher Aufgabe.

Onboarding-Checkliste: der erste Tag

• Begrüßung durch dich oder die direkte Führungskraft.
• Niederschrift mit Name und Anschrift, Entgelt und Arbeitszeit ausgehändigt, spätestens heute (§ 2 Nachweisgesetz).
• Unterweisung zu Sicherheit und Gesundheitsschutz am eigenen Arbeitsplatz, vor Aufnahme der Tätigkeit (§ 12 Arbeitsschutzgesetz).
• Bei Jugendlichen: Unterweisung über Unfall- und Gesundheitsgefahren vor Beginn der Beschäftigung (§ 29 Jugendarbeitsschutzgesetz).
• Rundgang: Notausgänge, Sammelplatz, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Kasten.
• Ersthelfer gezeigt und erklärt, wo Erste-Hilfe-Leistungen eingetragen werden. Diese Dokumentation verlangt § 24 Absatz 6 DGUV Vorschrift 1.
• Zugänge ausprobiert, Passwörter gesetzt.
• Ansprechpartner genannt, auch für den Fall, dass der Einarbeiter fehlt.
• Ort gezeigt, an dem Anleitungen und Unterlagen stehen.
• Erste kleine Aufgabe, die heute fertig wird.

Onboarding-Checkliste: die erste Woche

• Niederschrift mit Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit und Probezeit ausgehändigt, spätestens am siebten Kalendertag (§ 2 Nachweisgesetz).
• Vor der ersten Verwendung jeder Maschine oder jedes Arbeitsmittels: Unterweisung anhand der Betriebsanweisung, Datum und Namen schriftlich festgehalten (§ 12 Betriebssicherheitsverordnung).
• Bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen: mündliche Unterweisung anhand der Betriebsanweisung, Inhalt und Zeitpunkt vom Neuen unterschrieben (§ 14 Gefahrstoffverordnung).
• Die drei häufigsten Aufgaben gezeigt und mit Begleitung erledigt.
• Kurze Vorstellung bei den Kollegen, mit denen er regelmäßig zu tun hat.
• Erstes Gespräch am Ende der Woche: Was war unklar? Was hast du gesucht und nicht gefunden?

Onboarding-Checkliste: der erste Monat

• Niederschrift mit allen übrigen Angaben ausgehändigt, etwa Urlaub, Kündigungsverfahren und Hinweis auf Tarifverträge, spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn (§ 2 Nachweisgesetz).
• Die häufigsten Aufgaben erledigt der Neue allein, das Ergebnis wird noch geprüft.
• Gespräch nach dem ersten Monat: Stand des Einarbeitungsplans, offene Fragen, nächste Ziele.
• Fragenliste ausgewertet: Welche Antworten fehlen in euren Unterlagen?
• Feedback des Einarbeiters eingeholt: Wo braucht der Neue mehr Zeit, wo weniger?

Viele dieser Punkte haben keinen Paragrafen. Sie entscheiden aber darüber, ob der Neue am Ende des ersten Monats weiß, wo er steht.

Bis zum Ende der Probezeit

Die Probezeit mit verkürzter Kündigungsfrist dauert nach § 622 Absatz 3 BGB längstens sechs Monate. Für die Checkliste heißt das: Rechtzeitig vor ihrem Ende steht ein Gespräch, in dem beide Seiten sagen, wie es weitergeht. Plane es nicht für die letzte Woche, sondern mit etwas Abstand.

Bis dahin sollten diese Punkte erledigt sein:

• Der Neue erledigt die Aufgaben aus dem Einarbeitungsplan allein.
• Er kann eine Kollegin oder einen Kollegen bei den wichtigsten Aufgaben vertreten.
• Alle Fragen aus den Gesprächen sind beantwortet und, wo es sich lohnt, aufgeschrieben.
• Die jährliche Wiederholung der Unterweisung ist im Kalender eingetragen. DGUV Vorschrift 1 verlangt sie mindestens einmal jährlich, bei Jugendlichen § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz mindestens halbjährlich.

Was davon Pflicht ist, mit Quellen

Diese Tabelle trennt die gesetzlichen Punkte von der guten Praxis. Sie ist ein Hinweis mit Quelle, keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall fragst du deine Berufsgenossenschaft, dein Lohnbüro oder deine Rechtsberatung.

Unterweisung dokumentieren: was reicht

Die DGUV Vorschrift 1 verlangt, dass die Unterweisung dokumentiert wird. Wie, schreibt sie nicht vor. Die Berufsgenossenschaft Holz und Metall stellt klar, dass die Vorschrift „weder eine bestimmte Form der Dokumentation“ noch eine Unterschrift der Beteiligten vorsieht. Eine Unterschrift erleichtert aber den Nachweis, wenn später jemand fragt.

Strenger sind zwei Verordnungen. Für Arbeitsmittel müssen Datum und Namen jeder Unterweisung schriftlich festgehalten werden (§ 12 Betriebssicherheitsverordnung). Bei Gefahrstoffen bestätigen die Unterwiesenen Inhalt und Zeitpunkt mit ihrer Unterschrift (§ 14 Gefahrstoffverordnung). Ein einfaches Formular mit Datum, Thema, Name des Unterweisenden und Unterschrift des Neuen deckt beides ab. Lege es dort ab, wo du es in einem Jahr für die Wiederholung wiederfindest.

Die Liste für Büro, Produktion und Pflege

Die Onboarding-Checkliste oben ist bewusst breit, ein Beispiel aus der Kfz-Werkstatt folgt im nächsten Abschnitt. Streich, was bei dir nicht vorkommt, und ergänze, was fehlt.

• Im Büro, etwa in Kanzlei oder Hausverwaltung, fallen Maschinen und Gefahrstoffe meist weg. Dafür wird der Zugang zu Akten und Postfächern wichtiger: Was darf der Neue sehen, und wer gibt das frei?
• In der Produktion, etwa im Maschinenbau, ist die Liste der Arbeitsmittel lang. Lege für jede Maschine fest, wer unterweist und wann der Neue sie allein bedienen darf.
• Im ambulanten Pflegedienst kommen Schlüssel der Patienten, Dienstwagen und Tourenpläne dazu. Jeder Schlüssel, der übergeben wird, gehört mit Datum auf die Liste.

Eine eigene Checkliste je Stelle ist meist besser als eine für alle, weil sie kürzer bleibt.

Wer die Liste führt

Eine Checkliste mit drei Verantwortlichen hat keinen. Bestimme genau eine Person, die sie führt, im kleinen Betrieb meist du selbst oder das Büro. Diese Person hakt die organisatorischen Punkte ab und gibt die fachlichen weiter: Die Unterweisung macht der Meister, den Zugang richtet die IT-Betreuung ein.

Bewahre die ausgefüllte Liste auf, aber nicht als einziges Exemplar. Die leere Vorlage gehört an einen Ort, an dem sie beim nächsten Start jeder findet. Und nach jedem Start lohnt sich eine Frage an den Neuen: Was hat dir am ersten Tag gefehlt? Seine Antwort ist der nächste Punkt auf der Liste. Wie du solche Antworten für alle zugänglich ablegst, beschreibt der Ratgeber Wissensdatenbank aufbauen. Personalunterlagen gehören dabei nicht in eine allgemeine Ablage, Wege dafür zeigt Lokale Wissensdatenbank.

Beispiel aus dem Kfz-Betrieb

Wie konkret eine Unterweisung werden kann, zeigt die Hebebühne in einer Kfz-Werkstatt. Die Berufsgenossenschaft Holz und Metall nennt in ihrem Blatt „Arbeiten mit Fahrzeughebebühnen“ vier Voraussetzungen, damit jemand sie selbstständig bedienen darf:

• mindestens 18 Jahre alt,
• im Bedienen der Hebebühne unterwiesen,
• die Befähigung dem Unternehmer nachgewiesen,
• vom Unternehmer ausdrücklich mit der Bedienung beauftragt.

Jeder dieser Punkte gehört mit Datum auf die Onboarding-Checkliste eines neuen Mechanikers. Für das QM-Handbuch eines Kfz-Betriebs habe ich eine App gebaut, die solche Unterweisungen mit Nachweis festhält und Fragen zum Handbuch mit Fundstelle beantwortet. Das Gespräch, in dem unterwiesen wird, bleibt trotzdem nötig. Die App hält fest, dass es stattgefunden hat.

Vom Abhaken zum Nachschlagen

Die Checkliste sorgt dafür, dass der Neue am ersten Tag weiß, wo die Unterlagen stehen. Ab dem zweiten Tag zählt, ob er darin auch findet, was er sucht. Dafür braucht es Arbeitsanweisungen für einzelne Tätigkeiten, eine Prozessdokumentation für Abläufe über mehrere Personen und einen festen Ort für beides.

An dieser Stelle setzt mein Angebot an. Ich baue Betrieben eine KI-Wissensdatenbank, der der Neue seine Frage in eigenen Worten stellt und die ausschließlich aus euren Unterlagen antwortet, jeweils mit der Stelle, an der es steht. Eine Unterweisung ersetzt sie nicht, die bleibt ein Gespräch. Ob das für deinen Betrieb passt, besprechen wir in einem AI-Ready-Check.