Einarbeitungsplan mit Vorlage für jede Woche

Ein Einarbeitungsplan beantwortet drei Fragen für jede Woche der Einarbeitung: Was soll der Neue danach allein können, wer zeigt es ihm, und wo steht es? Auf dieser Seite findest du eine Vorlage zum Abschreiben, eine Anleitung zum Ausfüllen und drei Beispiele aus verschiedenen Branchen. Den großen Rahmen, also Pflichten, Phasen und Rollen, beschreibt der Ratgeber Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Was ein Einarbeitungsplan ist

Ein Einarbeitungsplan ist eine Tabelle, die den Weg eines neuen Mitarbeiters vom ersten Tag bis zum selbstständigen Arbeiten in Abschnitte teilt. Jeder Abschnitt hat ein Ziel, ein paar Aufgaben zum Üben, einen Ansprechpartner und einen Verweis auf die Anleitung. Der Plan gehört dem Neuen genauso wie dem Einarbeiter: Beide sehen jederzeit, was schon sitzt und was als Nächstes kommt.

Vom Einarbeitungsplan zu unterscheiden ist die Onboarding-Checkliste. Sie sammelt Punkte, die einmal erledigt werden, etwa Vertrag, Schlüssel und Zugänge. Der Plan dagegen beschreibt Können. Ein Haken an „Zugang zur Buchhaltungssoftware“ sagt nichts darüber, ob jemand eine Eingangsrechnung richtig erfasst.

Warum der Plan Ziele braucht, nicht Termine

Viele Einarbeitungspläne sind Stundenpläne: Montag Lager, Dienstag Büro, Mittwoch mit dem Kollegen raus. Das ordnet die Zeit, aber es sagt nicht, wann die Einarbeitung gelungen ist. Am Ende der Woche war der Neue überall, und keiner weiß, was er davon allein kann.

Deshalb steht in meiner Vorlage vorn eine Spalte mit dem Ziel, formuliert als „kann danach allein“. Das zwingt zu einer klaren Aussage. „Kennt das Lager“ ist kein Ziel. „Kommissioniert Standardaufträge allein, Kontrolle nur stichprobenweise“ ist eins. Ein solches Ziel kann der Einarbeiter prüfen, und der Neue weiß, worauf er hinarbeitet. Die Termine ergeben sich daraus von selbst.

Was in einen Einarbeitungsplan gehört

Sechs Spalten reichen für fast jede Stelle:

1. Zeitraum: Tag 1, Woche 1, Woche 2 bis 4 und so weiter.
2. Ziel: was der Neue am Ende des Zeitraums ohne Begleitung kann.
3. Aufgaben zum Üben: die konkreten Tätigkeiten, mit denen er das Ziel erreicht.
4. Wer zeigt es: ein Name, keine Abteilung.
5. Wo steht es: die Arbeitsanweisung, das Handbuch oder die Datei, in der die Aufgabe beschrieben ist.
6. Erledigt am: Datum und Kürzel, wenn das Ziel geprüft und erreicht ist.

Dazu kommen Zeilen für die Gespräche zwischendurch. Wer mehr Spalten anlegt, füllt sie meistens nicht aus. Halte den Plan schmal und verweise für Einzelheiten auf die Unterlagen.

Einarbeitungsplan Vorlage zum Abschreiben

Übernimm diese Tabelle und füll sie je Stelle aus.

So füllst du die Vorlage aus

Fang hinten an. Schreib zuerst in die letzte Zeile, was der Neue am Ende der Probezeit können soll. Daraus leitest du die Ziele davor ab, vom Einfachen zum Schweren. Dann trägst du ein, welche Aufgaben zu jedem Ziel führen. Als Faustregel: Zuerst kommen die Aufgaben, die täglich anfallen, die seltenen erst später.

Danach kommen die Namen. Wer zeigt welche Aufgabe? Verteil das auf mehrere Leute, wenn es geht. Dann hängt die Einarbeitung nicht an einer Person, und der Neue lernt das Team kennen. Zuletzt füllst du die Spalte „Wo steht es“. Bleibt dort ein Feld leer, ist das kein Fehler im Plan. Es ist eine Lücke in deinen Unterlagen, und du hast sie gerade gefunden.

Beispiel aus dem SHK-Betrieb

So kann der Plan für einen neuen Monteur in einem Betrieb für Sanitär, Heizung und Klima aussehen, hier in Auszügen:

• Woche 1: Ziel „packt das Fahrzeug für einen Wartungseinsatz vollständig“. Aufgabe: mit dem Kollegen jeden Morgen packen, Liste mitführen. Fundstelle: Packliste Kundendienstfahrzeug.
• Woche 2 bis 4: Ziel „führt eine Wartung an der häufigsten Kesselbauart allein durch und dokumentiert sie“. Fundstelle: Wartungsanleitung des Herstellers und das betriebseigene Wartungsprotokoll.
• Monat 2: Ziel „schreibt den Arbeitsbericht so, dass das Büro ohne Rückfrage abrechnen kann“. Fundstelle: Arbeitsanweisung Arbeitsbericht.

Den dritten Punkt vergisst man leicht. Dabei kostet ein unklarer Arbeitsbericht jedes Mal eine Rückfrage zwischen Büro und Monteur.

Beispiel aus der Hausverwaltung

Für eine neue Sachbearbeiterin in einer Hausverwaltung verschieben sich die Ziele vom Handgriff zur Zuständigkeit:

• Woche 1: Ziel „nimmt eine Schadensmeldung eines Mieters vollständig auf“. Fundstelle: Gesprächsleitfaden Schadensmeldung.
• Woche 2 bis 4: Ziel „beauftragt den passenden Handwerker aus der Liste und überwacht den Termin“. Fundstelle: Handwerkerliste je Objekt.
• Monat 2: Ziel „bereitet die Unterlagen für eine Eigentümerversammlung vor“. Fundstelle: Ablauf Eigentümerversammlung als Prozessdokumentation, weil daran mehrere Personen beteiligt sind.
• Monat 3: Ziel „vertritt eine Kollegin bei ihren Objekten“. Fundstelle: Objektmappen.

In den Objektmappen steckt oft Wissen, das sonst nur im Kopf einer Kollegin liegt: welcher Hausmeister wann erreichbar ist, wo der Schlüssel zum Heizungsraum liegt.

Beispiel aus dem ambulanten Pflegedienst

In der Pflege steht fachliches Können meist schon im Berufsabschluss. Neu sind die Patienten, die Touren und die Abläufe des Dienstes:

• Tag 1: Ziel „kennt Notfallnummern, Schlüsselregelung und Dienstwagen“. Fundstelle: Mappe für neue Mitarbeiter.
• Woche 1 bis 2: Ziel „kennt die Patienten einer Tour und ihre Besonderheiten“. Aufgabe: als zweite Person mitfahren. Fundstelle: Pflegedokumentation und Tourenplan.
• Woche 3 bis 4: Ziel „fährt die Tour allein, die Dokumentation wird gegengelesen“.

Wie lang jeder Abschnitt dauert, legt die Pflegedienstleitung fest, nicht die Vorlage.

Die Spalte „Wo steht es“

Die wichtigste Spalte ist die unscheinbarste. Sie zwingt dich, für jede Aufgabe eine schriftliche Anleitung zu nennen. Gut möglich, dass sie beim ersten Ausfüllen zur Hälfte leer bleibt. Genau das ist der eigentliche Gewinn des Plans: Er zeigt dir schwarz auf weiß, welches Wissen bisher nur mündlich weitergegeben wird.

Welche Unterlagen zuerst geschrieben werden sollten, erkläre ich im Ratgeber Was gehört in eine Wissensdatenbank. Wenn du die Fundstellen zunächst in einer einfachen Liste sammeln willst, hilft dir Wissensdatenbank in Excel. Wichtig ist nur, dass jede Fundstelle einen festen Ort hat und nicht auf „frag Michael“ verweist.

Azubis und Jugendliche: was zusätzlich gilt

Für Auszubildende gibt es schon einen Plan, der vorgeschrieben ist. Nach § 11 Berufsbildungsgesetz gehört in die Vertragsabfassung unter anderem die „sachliche und zeitliche Gliederung“ der Berufsausbildung. Der Einarbeitungsplan ersetzt diese Gliederung nicht. Er ergänzt sie um das, was nur in deinem Betrieb gilt: Abläufe, Ansprechpartner, Fundstellen.

Bei Jugendlichen unter 18 kommt die Unterweisung dazu. § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz verlangt sie vor Beginn der Beschäftigung und eine Wiederholung „mindestens aber halbjährlich“. Trag diese Termine als eigene Zeilen in den Plan ein, dann gehen sie nicht unter. Das ist ein Hinweis mit Quelle, keine Rechtsberatung.

Gespräche während der Einarbeitung

Ein Plan ohne Gespräche ist ein Formular. Erst im Gespräch merkst du, ob ein Ziel wirklich erreicht ist oder nur abgehakt. Als Gerüst eignen sich drei Termine: nach der ersten Woche, nach dem ersten Monat und vor dem Ende der Probezeit. Das ist ein Vorschlag, keine Vorgabe.

Frag in jedem Gespräch dasselbe: Was kannst du inzwischen allein? Wo hast du zuletzt nachgefragt? Was hast du gesucht und nicht gefunden? Die Antworten auf die letzte Frage schreibst du mit. Sie sind die Liste der Unterlagen, die als Nächstes geschrieben werden sollten. Ein Beispiel: Sagt eine neue Lageristin nach dem ersten Monat, sie habe die Regel für beschädigte Retouren dreimal gesucht, ist das die nächste Arbeitsanweisung. So wird jede Einarbeitung etwas leichter als die davor.

Häufige Fehler im Einarbeitungsplan

• Ziele ohne Prüfpunkt. „Kennt die Software“ lässt sich nicht abhaken. Schreib, was er damit allein erledigt.
• Alles in Woche 1. Wer am Anfang alles zeigt, muss es später wiederholen.
• Ein einziger Name. Steht überall derselbe Einarbeiter, bricht der Plan bei seinem Urlaub zusammen.
• Leere Fundstellen ignoriert. Jede leere Zelle ist ein Auftrag, eine Anleitung zu schreiben.
• Der Plan liegt in der Schublade. Er gehört dem Neuen, nicht der Personalakte.
• Nie angepasst. Ändert sich ein Ablauf, ändert sich der Plan. Sonst lernt der nächste Neue den alten Weg.

Ein Fehler kann schon vor dem Plan liegen: Wird er erst geschrieben, wenn der Neue schon da ist, fehlt die Zeit, über Ziele nachzudenken.

Vom Einarbeitungsplan zur Wissensdatenbank

Wenn du den Plan zwei- oder dreimal benutzt hast, liegt dir eine Sammlung von Fundstellen vor. Genau daraus entsteht eine Wissensdatenbank. Ich baue Betrieben eine KI-Wissensdatenbank, die aus diesen Unterlagen antwortet und zu jeder Antwort zeigt, wo sie steht. Der Neue fragt dann zuerst sie und erst danach den Einarbeiter. Steht etwas nicht in den Unterlagen, sagt sie das, und die leere Zelle in deinem Plan bekommt einen Namen. Ob genug aufgeschrieben ist, damit sich das lohnt, prüfst du mit dem Wissens-Check in sechs Fragen.